Con Places, Microsoft pretende ayudar a las empresas a gestionar mejor las configuraciones de trabajo híbridas

Con el objetivo de captar una franja más amplia de clientes que han adoptado el trabajo híbrido, así como acomodar a los clientes existentes, Microsoft ha presentado hoy Places, un próximo complemento de Microsoft 365 diseñado para -en palabras de la empresa- "optimizar el uso del espacio físico". 

Más concretamente, Places proporciona información sobre cuándo acuden los trabajadores a las oficinas y qué horas de reunión son las más adecuadas para las configuraciones en persona frente a las remotas.

Lars Johnson, director sénior del grupo de lugares de trabajo conectados y Teams de Microsoft, dijo que hubo varios impulsos detrás de Places, que ha estado en desarrollo durante más de un año. Los empleados querían tener la oportunidad de conectarse en persona con sus colegas, dijo, a pesar de la tendencia general hacia el trabajo remoto. Pero carecían de las herramientas necesarias para coordinarse eficazmente.

"Mientras hablábamos de [nuestra solución de llamadas y videoconferencias] Teams Rooms con los clientes, éstos nos seguían señalando un reto mayor con el que estaban lidiando: ¿Cuál es el propósito de la oficina?" dijo Johnson a TechCrunch en una entrevista por correo electrónico. "Estábamos [también] viendo los primeros signos de nuestra propia investigación sobre el trabajo híbrido que, aunque la gente todavía quería flexibilidad, echaba de menos alguna conexión en persona".

Places es el intento de Microsoft de superar estos obstáculos con una herramienta que muestra el estado de trabajo en tiempo real de los empleados, incluidos los equipos totalmente remotos e híbridos. Desde un panel de control, los trabajadores pueden ver rápidamente qué días son híbridos, en la oficina o remotos y el porcentaje de la plantilla que está en un determinado edificio de oficinas.

Places también muestra los días programados de cada miembro del personal en la oficina y en remoto, así como su disponibilidad actual (por ejemplo, en la oficina, en remoto o en móvil). La idea es ayudar a los empleados a entender dónde se sientan sus colegas, cómo reservar espacio en los días que su equipo tiene previsto acudir y cómo la gente está utilizando activamente la oficina, dijo Johnson.

"La creación de lugares eficaces y la coordinación del lugar de trabajo desempeñarán un papel fundamental para que el trabajo híbrido y el presencial tengan éxito", añadió. "Places se centra en "dónde ocurre el trabajo" y en crear y mejorar los lugares donde trabajamos".

Para ello, Places muestra los espacios de trabajo que otros han reservado, de modo que alguien pueda reservar uno cercano si así lo desea. Además, proporciona orientación y navegación por la oficina, orientación sobre el tiempo de desplazamiento, herramientas para programar el tiempo de viaje y conocimientos sobre el uso del espacio (por ejemplo, oportunidades de ahorro de energía).

Microsoft considera que Places es una plataforma, más que una aplicación independiente, sobre la que pueden construir terceros socios. Si lo harán o no es una cuestión abierta, pero parece que los empresarios desean una mayor inteligencia en lo que respecta a la ocupación de oficinas. 

Si se tiene en cuenta que el alquiler, los costes de capital, las operaciones de las instalaciones, el mantenimiento y la gestión hacen que el sector inmobiliario sea la categoría de costes más importante, aparte de la remuneración, para muchas organizaciones, no es de extrañar. Según McKinsey, los bienes inmuebles suelen representar entre el 10% y el 20% del total de los gastos de personal, gastos que tienen menos sentido durante una pandemia.

No es sólo la COVID-19 la que tiene a las empresas buscando reevaluar los espacios de oficina. La crisis económica está empujando a un número cada vez mayor de empresas a considerar la posibilidad de reducir su tamaño o subalquilar. Según una encuesta de la plataforma de gestión de espacios de trabajo Robin, el 46% de las empresas afirma que tiene previsto reducir su espacio de oficina en los próximos nueve meses.

"Los lugares... aprovechan la riqueza de datos del espacio para mejorar cómo y dónde se trabaja", Johnson. "Los datos de Teams Rooms se acumularán en la aplicación Places, lo que dará lugar a soluciones más sólidas para nuestros clientes".

Cabe señalar que, aunque las intenciones de Places parecen ser buenas, es poco probable que todos los trabajadores estén de acuerdo con la idea de que su empleador registre más datos sobre su forma de trabajar. Esto se debe a que, como señala un artículo de Computerworld, el trabajo híbrido puede convertirse en un "campo de minas de injusticia, premiando a las personas que son más capaces y están más dispuestas a trabajar en la oficina". 

En una encuesta de Gartner, el 59% de las mujeres que trabajan en el sector del conocimiento -que son más propensas que los hombres a expresar su preferencia por el trabajo a distancia, según la encuesta- creen que los empleados que trabajan en la oficina serán considerados de mayor rendimiento, mientras que el 78% cree que los trabajadores que trabajan en la oficina tienen más probabilidades de ser promovidos.

Preguntamos a Microsoft en un correo electrónico de seguimiento si hay algo que impida a un empleador utilizar los datos de Places para tomar decisiones de personal. Un portavoz respondió:

"Microsoft Places agregará los datos para mostrar las tendencias generales de utilización del espacio; no los mostrará a nivel individual. En Microsoft creemos que utilizar la tecnología para hacer un seguimiento de los empleados es contraproducente y erróneo. En su lugar, recomendamos medir los resultados, no la actividad. Esta era del trabajo flexible requiere una nueva forma de pensar sobre lo que significa ser productivo, que vaya más allá de las métricas de actividad."

En cualquier caso, con Places, Microsoft entra en un campo cada vez más concurrido de aplicaciones para gestionar lugares de trabajo híbridos. Café, con sede en Francia, ayuda a los trabajadores a ver cuándo van a ir a la oficina las personas de su equipo para que puedan planificar cuándo deben ir ellos también. 

También está Officely, que permite a los trabajadores coordinar el tiempo de oficina sin tener que salir de Slack. Empresas como VergeSense, Butlr y Density venden sensores de seguimiento de personas orientados a lugares de trabajo corporativos.

En una decidida ventaja, Microsoft tiene el poder de su base de clientes de Microsoft 365 detrás. En abril de 2021, solo la versión para consumidores de la suite de productividad ofimática contaba con más de 50 millones de suscriptores. Sobre todo si los desarrolladores adoptan Places, Microsoft podría convertirse en una fuerza a tener en cuenta en el mercado de la gestión de oficinas y personas.

Artículo traducido y adaptado de Tech Crunch