Un empleado medio dedica un tercio de su tiempo de oficina a los correos electrónicos. Con 142.000 dólares (salario medio de un trabajador tecnológico del área de la bahía), ¡pagamos a los empleados 47.000 dólares al año por gestionar sus bandejas de entrada!
Y eso no es lo peor. Cada vez que dejas de hacer lo que estás haciendo para comprobar tu correo electrónico, tardas unos 23 minutos en volver a concentrarte.
La fea verdad es que la gente seguirá contactando contigo te guste o no. Y no es muy fácil ignorar esa ventana emergente sin leer.
Te pasas horas escudriñando los correos electrónicos, determinando qué hacer con ellos y, finalmente, ocupándote de ellos: básicamente acabas pasando mucho más tiempo en tu bandeja de entrada del que habías planeado inicialmente.
Cuando no puedes escapar del todo, pero aún quieres tu tranquilidad, organizarte mejor es la mejor salida.
Este post te dirá cómo organizar tu bandeja de entrada de Gmail para que sea más una herramienta de productividad y colaboración y no una distracción.
1. Poner los correos electrónicos más relevantes en la parte superior
¿Realmente necesitas todos los nuevos correos electrónicos justo en la parte superior de tu bandeja de entrada? Seguro que no los lees todos de inmediato.
Una buena manera de mantener tu bandeja de entrada organizada es poner los correos electrónicos relevantes en la parte superior, como los que están marcados como importantes o con estrellas.
Gmail te ofrece cinco opciones para organizar tu bandeja de entrada.
Dirígete a tu configuración (el icono del engranaje en la parte superior)
Haz clic en el menú desplegable junto al tipo de bandeja de entrada.
cómo organizar la bandeja de entrada del correo electrónico
Puedes organizar tus correos electrónicos utilizando cualquiera de las cinco opciones dadas
Y esto es lo que significa cada una de ellas:
Predeterminado: Muestra los correos electrónicos en el orden en que llegaron, la disposición que vemos todos los días.
Importante primero: Gmail utiliza su propia predicción para determinar qué correos electrónicos son importantes y los coloca en la parte superior de la bandeja de entrada con un marcador amarillo. Todo lo demás va por debajo.
Primero los no leídos: Esta configuración muestra los correos electrónicos no leídos por encima de los recientes. Esto es especialmente útil si utilizas la opción de leer/no leer como una lista de tareas pendientes.
Con estrellas primero: Esto es para los que utilizan las estrellas para priorizar su bandeja de entrada. Los mensajes con estrellas aparecen primero, seguidos de todo lo demás.
Bandeja de entrada prioritaria: Gmail aprende con qué tipo de correos electrónicos interactúas más y los coloca en la parte superior de tu bandeja de entrada. Esto es ideal para las personas que tienen que lidiar con muchos correos electrónicos cada día.
cómo organizar la bandeja de entrada de gmail
Un ejemplo de cómo puedes organizar tus correos electrónicos por relevancia
Este es uno de los consejos de organización de Gmail del que puedo dar fe. A mí me ha funcionado de maravilla para mantener alejados los correos que no quiero atender de inmediato.
2. Deshazte de las pestañas que no usas mucho
No es necesario que tengas las cinco pestañas dentro de Gmail. Puedes desactivar las que no utilices mucho. La única pestaña que no puedes desactivar es la pestaña Principal.
Esto es lo que tienes que hacer:
Haz clic en Configuración.
En el menú desplegable, haz clic en Configurar la bandeja de entrada
Selecciona las pestañas que quieras habilitar o deshabilitar.
Cómo desactivar una pestaña en Gmail
Presta mucha atención aquí: Si desactivas una pestaña, sus mensajes aparecerán en la pestaña principal. Elimina siempre las que no reciban muchos correos. ¡Un punto a favor de la organización de Gmail!
3. Utiliza las etiquetas para organizar Gmail de forma ordenada
Gmail es un sistema basado en etiquetas. Bandeja de entrada, papelera, borradores... son técnicamente etiquetas.
Las etiquetas son una gran manera de organizar Gmail. Son como etiquetas que puedes añadir a los correos electrónicos que envías o recibes. Lo mejor es que puedes añadir más de una etiqueta a un correo electrónico. Otra función que te encantará es la posibilidad de añadir colores a las etiquetas.
cómo organizar la bandeja de entrada de gmail
Puedes añadir colores a tus etiquetas para organizarlas mejor
También puedes hacer que Gmail aplique etiquetas a los correos electrónicos a medida que llegan, lo que te ahorra el esfuerzo manual. Por ejemplo, puedes tener todos los correos electrónicos de tus abogados etiquetados como Documentos. Todo lo que tienes que hacer es crear un filtro.
4. Automatizar los correos electrónicos para asignarlos a su equipo (sin reenviar)
Un gran número de correos electrónicos que recibes requieren que otra persona de tu equipo trabaje en ellos.
Lo habitual cuando se quiere organizar Gmail es rebuscar entre los correos y reenviarlos a los compañeros de equipo, una absoluta pérdida de tiempo.
Si delegas muchos correos electrónicos en tu equipo, tienes que probar Hiver. Podrás especificar las condiciones según las cuales los correos electrónicos se asignarán automáticamente a tus compañeros de equipo.
Por ejemplo, digamos que tienes un compañero de equipo que se encarga de todos los correos electrónicos de tu socio de envíos. Usando Hiver, puedes tener todos los correos electrónicos entrantes de su dirección de correo electrónico asignados a ellos automáticamente.
También tienes la posibilidad de especificar múltiples condiciones, como el correo electrónico del remitente y una palabra específica en la línea de asunto. Las posibilidades son básicamente infinitas. Pruébalo
5. Deja de escribir correos electrónicos para conversaciones internas
La única forma en que todos nosotros inundamos nuestras bandejas de entrada y las de nuestros compañeros de equipo: enviar correos electrónicos para cosas que muy bien pueden hacerse de otra manera.
Si un tema tiene muchos aspectos que hay que explicar o discutir, llévalo a una reunión personal. En caso de cancelación de última hora de reuniones, encuentros o entrevistas, dígaselo en persona, o utilice el teléfono.
Si nada parece suficientemente factible, hay un recurso que funciona a las mil maravillas siempre: las notas por correo electrónico.
Las notas son mensajes que puedes escribir a tus compañeros de equipo y aparecen justo al lado del hilo de correo electrónico del que estás hablando (a diferencia de Slack o Hangouts, donde tienes que decir a la gente de qué correo electrónico estás hablando y qué ha pasado y todo eso).
A diferencia del chat, siempre puedes volver atrás y ver lo que has conversado sobre un hilo: nunca pierdes el contexto.
Puedes utilizar Notas para intercambiar información sobre clientes, ofrecer consejos o, básicamente, cualquier cosa que no implique escribir una historia completa. Cada paso para desatascar la bandeja de entrada merece la pena.
6. Archiva los correos electrónicos que no necesites en un futuro próximo
Muchas veces, no borramos los correos electrónicos sólo porque podríamos necesitarlos más adelante. Y luego se siguen acumulando como si no hubiera un mañana.
Por ejemplo, cada vez que compras algo a un vendedor, te envían un recibo. No los necesitas ahora, pero pueden ser útiles cuando hagas tus cuentas a final de año. Aquí es donde entra en juego la función de archivado.
El archivado no elimina el correo electrónico, sino que lo retira de la bandeja de entrada. Además, sigue siendo posible buscarlos. Tu bandeja de entrada de Gmail está mejor organizada. ¡Todo el mundo gana!
Selecciona un correo electrónico y busca el icono en forma de archivo en la parte superior. Haz clic en él y ya está.
También se puede automatizar el archivo mediante el uso de filtros - lo explico en el siguiente punto.
7. Utilizar filtros para automatizar acciones comunes
Gmail tiene una capacidad de filtrado muy fuerte. Puedes filtrar los correos electrónicos por asunto, remitente, destinatario, contenido y mucho más. Una vez filtrados los mensajes, puedes indicar a Gmail qué hacer con ellos: etiquetarlos, establecer la prioridad, decidir si los correos llegan a tu bandeja de entrada.
Lo que te encantará es el filtrado automático. Puedes establecer criterios y acciones: cada correo electrónico que cumpla los criterios será tratado por Gmail automáticamente.
Todo lo que tienes que hacer es iniciar una búsqueda avanzada. Haz clic en la flecha gris situada en el extremo derecho de la barra de búsqueda.
Escribe una dirección de correo electrónico y haz clic en "Crear filtro con esta búsqueda" en la parte inferior derecha de la ventana emergente.
Por ejemplo, si recibes un montón de correos electrónicos de boletines que no te interesan, puedes crear un filtro que archive automáticamente todos los correos electrónicos que provengan de esa dirección.
Formas de utilizar los filtros para organizar Gmail:
Marcar con una estrella todos los correos electrónicos de alguien importante (por ejemplo, de tu banco)
Reenviar automáticamente los correos electrónicos de una determinada dirección
Archivar los correos electrónicos que contengan una determinada palabra (por ejemplo, prueba gratuita)
8. Experimenta con Gmail Advanced (te encantarán las bandejas de entrada múltiples)
Si eres nuevo en Gmail Advance (antes Labs), lo primero que debes saber es que es un campo de pruebas para Google. Las que tienen éxito pasan a convertirse en funciones estándar de Gmail y otras pueden quedar archivadas, pero definitivamente vale la pena probarlas.
La característica que ha formado parte de Gmail Advanced durante años es la de las bandejas de entrada múltiples. Te permite crear varios paneles, cada uno de ellos diseñado para mostrar una determinada categoría de correos electrónicos, según el tipo de correo, el tema o las preferencias personales.
Puedes hacer que los correos electrónicos de un remitente en particular, o los correos electrónicos que llevan una determinada etiqueta aparezcan en un buzón separado.
Por ejemplo, puedes añadir etiquetas como "necesita respuesta", "tareas pendientes", "proyecto atrasado" y "lectura semanal": todos los correos electrónicos con una etiqueta determinada aparecerán en la bandeja de entrada correspondiente:
9. Configura las notificaciones de escritorio para los nuevos correos electrónicos
Si tienes un papel de cara al cliente, estamos seguros de que recibes muchos correos electrónicos cada día. Si prefieres el compromiso en tiempo real, te recomendamos encarecidamente que configures las notificaciones de escritorio. De esta manera, verás que las notificaciones aparecen en la parte superior derecha de tu pantalla cada vez que recibas un nuevo correo electrónico.
Para activar las notificaciones de escritorio, esto es lo que tienes que hacer:
Dirígete a tus ajustes (el icono del engranaje en la parte superior)
En el menú de configuración general, desplázate hasta "Notificaciones de escritorio" y haz clic en los botones de opción para activarlas
Consejo profesional: A veces, las notificaciones de escritorio pueden resultar molestas, además de distraer. Para evitar caer en esta trampa, activa las notificaciones de escritorio sólo para los correos marcados como "Importantes".
10. Activa los avisos
Gracias a la gran cantidad de correos electrónicos de spam, a menudo es muy fácil perder un correo electrónico importante en Gmail. El Nudge es un algoritmo de Gmail que devuelve los correos electrónicos a la parte superior de la bandeja de entrada cuando no se ha enviado una respuesta por tu parte o por parte de un destinatario. Es ideal si necesitas recordatorios constantes para enviar respuestas o hacer un seguimiento de los correos electrónicos importantes.
Los avisos en Gmail son de dos tipos:
Sugerir correos electrónicos para responder: Los correos electrónicos que hayas olvidado responder aparecerán en la parte superior de tu bandeja de entrada.
Sugerir correos electrónicos que deben ser objeto de seguimiento: Los correos electrónicos enviados a los que podrías tener que dar seguimiento aparecerán en la parte superior de tu bandeja de entrada.
Puedes activar o desactivar los avisos en la pestaña "General" de tu configuración.
Artículo traducido y adaptado de Life Hacker