Son muchos los usuarios que dan uso regular a Google Docs. Detrás de su aparente simplicidad, cuando empiezas a usar esta plataforma, te darás cuenta que hay numerosas funciones y herramientas para explorar, muchas de las cuales te ayudan a adaptar la aplicación a tus necesidades y pueden mejorar tu productividad y tu flujo de trabajo.
Hemos seleccionado algunos de nuestros favoritos, y al menos algunos de ellos deberían ayudarte a hacer más en menos tiempo dentro de Google Docs.
1. Dicta tu texto
Dictar documentos no funciona para todos, pero al menos puedes intentarlo en Google Docs: abre el menú Herramientas y elige Escritura por voz para comenzar. Si lo encuentra más fácil, use el atajo de teclado, Ctrl+Shift+S en Windows o Cmd+Shift+S en macOS.
Haz clic en el micrófono que aparece en pantalla y comienza a hablar. Verás tus palabras escritas a medida que las dices, y puedes continuar escribiendo si necesitas hacer modificaciones y aclaraciones. Haz clic en el botón del micrófono nuevamente para desactivar el modo de dictado.
Puedes hacer más con tu voz de lo que crees: se admiten comandos como "seleccionar párrafo" e "ir al final de la línea", por ejemplo. Intenta experimentar con diferentes comandos para formatear.
2. Crear nuevos documentos rápidamente
Si deseas crear un nuevo documento de Google Docs rápidamente, simplemente escribe "docs.new" en la barra de direcciones de tu navegador y presiona Entrar. Para que el proceso sea aún más rápido, se puede crear un acceso directo en el escritorio o un marcador del navegador que apunte al mismo acceso directo de hipervínculo.
3. Configura tus propias sustituciones
Abre el menú Herramientas en Google Docs, elige Preferencias y luego cambia a Sustituciones: verás una lista de combinaciones de caracteres que Google Docs reemplazará automáticamente con otra cosa cuando las escriba (formateando fracciones correctamente, por ejemplo).
Para crear tus propias sustituciones, simplemente usa los cuadros Reemplazar y con en la parte superior de la lista. También, puedes editar suscripciones existentes, eliminar sustituciones usando las cruces en el lado derecho o deshabilitar y habilitar sustituciones usando las casillas de verificación a la izquierda.
La forma en que uses las sustituciones depende de ti: reemplace "--" con un guión real real (—), corrge los errores ortográficos que normalmente comete, escribe abreviaturas cortas que luego se reemplazan con frases largas estándar; hay todo tipo de usos.
4. Colaborar en correos electrónicos
Google Docs está estrechamente vinculado al cliente de correo electrónico de Google, como era de esperar, y puedes usar Docs para trabajar en correos electrónicos para Gmail hasta que estén listos para funcionar. Desde dentro de Google Docs, elige Insertar , luego Building blocks y luego elige Borrador de correo electrónico para comenzar.
Puedes @-mencionar personas para completar direcciones de correo electrónico, y el correo electrónico se puede escribir en el campo de texto principal; cuando esté listo para enviarlo a Gmail, haga clic en el ícono de correo electrónico azul a la izquierda en Google Documentos y un nuevo borrador de Gmail aparecerán en la pantalla.
5. Cambiar las fuentes y el diseño
No tienes que conformarte con el aspecto predeterminado que te brinda Gmail: configura las opciones de diseño y formato de texto para que funcionen mejor para ti. Las fuentes pueden ser parte de eso, y justo en la parte superior del menú desplegable de la lista de fuentes, puedes seleccionar Agregar fuentes para importar fuentes nuevas.
Hay varias otras opciones además de las fuentes, como el menú desplegable de zoom en la barra de herramientas. Mientras tanto, si abres el menú Archivo y eliges Configuración de página, tienes la opción de cambiar a una vista Sin página, que parece un documento largo, sin saltos de página.
6. Hacer uso de plantillas
No subestimes cuánto tiempo pueden ahorrar las plantillas. Si bien es cierto que a veces pueden ser limitados y restrictivos, también pueden brindarte una ventaja inicial en un documento: Desde Google Drive, selecciona Nuevo, Documentos de Google y Desde una plantilla para ver algunas opciones.
7. Salta directamente a una videollamada
Otro producto de Google con el que Docs funciona bien es Google Meet. Por razones con las que todos estamos familiarizados, las videollamadas son mucho más comunes de lo que solían ser, y Google respondió agregando un botón Meet en la esquina superior derecha de la interfaz de Docs.
Lo verá cuando tenga un documento abierto, y si hace clic en él y elige Iniciar una nueva reunión, puede hacerlo. Sin embargo, tu documento no se queda atrás, y todos los demás en la llamada podrán ver el documento actual mientras chateas.
Traducido y adaptado de: Wired