12 funciones útiles que Google Drive tiene para ti


Drive contiene todo tipo de herramientas útiles para recopilar información, trabajar con datos, organizar tus bienes virtuales y compartir cosas externamente. En algunos casos, las opciones están incorporadas directamente en Drive; en otros, requieren un poco de ayuda de una aplicación o servicio de conexión.

Sin embargo, todas tienen una cosa en común: Están a tu disposición y esperando que las uses. Todo lo que tienes que hacer es descubrirlos. Aquí hay 14 funciones que pueden hacer tus días un poco más fáciles y abrir el camino para una semana más productiva.

Rápido almacenamiento de datos

1. Escanea documentos y recibos directamente en Drive con la aplicación Google Drive para Android. Sólo tienes que abrir la aplicación, tocar el símbolo más en la esquina inferior derecha y seleccionar "Escanear", también puedes arrastrar y soltar esa opción de "Escanear" en tu pantalla de inicio o usar el widget de la unidad para acceder a ella con un solo toque.

La aplicación de Google Drive para Android ofrece varias opciones para el escaneo a petición.
Independientemente de la forma en que lo hagas, Drive guardará tu imagen como un PDF. luego permitirá que se pueda buscar tu texto para futuras detecciones. (Y lo siento, amigos de iPhone-toting: La opción no está disponible en la aplicación iOS de Drive por ahora).

2. Guarda cualquier página web, imagen, archivo o captura de pantalla directamente desde tu navegador en Drive utilizando la extensión oficial de Save to Google Drive Chrome. Con la extensión instalada, puedes hacer clic con el botón derecho del mouse (o Ctrl+clic, en un Mac) en cualquier hipervínculo para guardar tus archivos en el almacenamiento de Drive, o bien hacer clic en el icono de la esquina superior derecha del navegador para capturar y guardar una captura de pantalla.

Edición  de archivos

3. ¿Tienes un archivo PDF que necesitas editar como un documento normal? No hay problema: Has clic con el botón derecho (o Ctrl-clic) en el nombre del archivo en el sitio web de Drive y luego pase el cursor sobre la opción "Abrir con". Selecciona "Google Docs" en la lista que aparece y en cuestión de momentos, Drive convertirá tu PDF en texto plano y lo abrirá como un nuevo Google Doc para ti.

4. Si lo que buscas es marcar, resaltar, anotar o firmar un archivo PDF real, añade la aplicación DocHub a tu cuenta de Google. Esto te permitirá abrir los PDF directamente desde la unidad, utilizando la misma opción "Abrir con" y, a continuación, utilizar el editor de pantalla completa del servicio, que recuerda a Docs, para editar tu PDF de la forma que desees. Cuando termines, puedes guardar el archivo de nuevo en Drive o descargarlo en tu PC.

5. Tal vez tengas un documento PDF que quieras guardar como JPG, o un archivo de audio WAV que quieras guardar como MP3, una imagen TIF que quieras guardar como BMP, o casi cualquier tipo de conversión de archivos imaginable. Con la aplicación CloudConvert conectada a tu cuenta de Google, cualquier proceso de este tipo siempre estará a un par de clics de distancia en el mismo menú "Abrir con" de la unidad. El servicio es gratuito hasta 25 minutos de conversión de archivos al día y con un tamaño máximo de archivo de 1 GB; si necesitas más que eso, tendrás que comprar un paquete de crédito de una sola vez o inscribirte en una suscripción.

6. Drive ahora te permite editar archivos de Microsoft Office, sin necesidad de software especializado o conversiones de fantasía. Sólo tienes que arrastrar y soltar el documento, la hoja de cálculo o la presentación en el sitio web de Drive, hacer clic en el nombre del archivo en la esquina inferior derecha de la pantalla una vez que la carga haya finalizado, y listo: En cuestión de segundos, el archivo se abrirá en un editor Compatibilidad con Office.

7. ¿Prefieres hacer tu trabajo en Docs, incluso cuando un archivo de Office es enviado a tu manera? Ya lo tienes: Solo tienes que hacer clic en el icono con forma de engranaje de la esquina superior derecha de Drive, seleccionar "Configuración" y, a continuación, marcar la casilla junto a la opción "Convertir los archivos subidos al formato del editor de Google Docs". La próxima vez que sueltes un archivo de Word, Excel o PowerPoint en Drive, el servicio omitirá la interfaz del Modo de compatibilidad y, en tu lugar, convertirá tu archivo de Office directamente al formato de Google Docs y lo abrirá allí.

8. Dale a tus datos más sensibles una protección extra diciendo a Drive que suba tus archivos con encriptación y que luego te pida una contraseña para futuros accesos. El secreto está en el complemento gratuito Secure File Encryption Drive: Simplemente instale la aplicación, siga los pasos para autorizarla y, a continuación, cuando esté listo para subir algo nuevo, haga clic en el botón "Nuevo" en la esquina superior derecha de la unidad, pase el cursor por encima de "Más" y seleccione "Cifrado seguro de archivos" en el menú que aparece.

Organización Avanzada

9. Google Docs te permite consultar diferentes versiones de un documento, en caso de que necesites ver o restaurar tu trabajo de un punto anterior. Puedes seguir ese mismo modelo y mantener varias versiones de cualquier archivo en Google Drive: un PDF, una imagen, un archivo, un archivo de audio, un nombre, para facilitar la consulta y la posterior restauración. Para empezar, haz clic con el botón derecho del ratón (o Ctrl+clic) en un archivo de la unidad y selecciona "Administrar versiones". Haga clic en el botón "Subir nueva versión" y suba la nueva versión del archivo, luego repita ese proceso según sea necesario a lo largo del tiempo. La unidad mostrará un solo archivo en tu interfaz principal, pero cuando haga clic con el botón derecho del ratón (o Ctrl+clic) en el archivo y seleccione "Administrar versiones", podrá ver y descargar todas las versiones diferentes que haya creado.

Ten en cuenta que, de forma predeterminada, sólo se guardan 100 versiones antiguas, y las versiones antiguas se eliminan después de 30 días. Puedes decirle a Drive que guarde una versión eternamente haciendo clic en el icono de menú de tres puntos que se encuentra junto al nombre del archivo y seleccionando "Guardar para siempre" en el menú que aparece.

10. Drive puede codificar por colores sus carpetas para que las diferentes áreas de tu almacenamiento sean fácilmente identificables de un vistazo. Haga clic con el botón derecho del ratón (o Ctrl+clic) en cualquier carpeta y busque la opción "Cambiar color".

11. No olvides que además de poder buscar texto dentro de los PDF, Drive puede encontrar imágenes en tu almacenamiento a través de una búsqueda por palabra clave. Simplemente escribe lo que estés buscando en el cuadro de búsqueda en la parte superior del sitio - "puesta de sol", "ordenador", incluso un color específico como el azul- y luego haz clic en la flecha que apunta hacia abajo dentro del cuadro de búsqueda y establece el campo "Escribir" en "Fotos e imágenes". Drive te mostrará todas las imágenes que coincidan con la descripción que has introducido.

12. ¿Se está quedando sin espacio? Deja que Drive identifique tus archivos más grandes para que puedas ver lo que está consumiendo tu almacenamiento y trabajar para despejar algo de espacio. Busca la palabra "Almacenamiento" en el lado izquierdo de la pantalla y haz clic en el área directamente debajo de ella, donde se muestra el total de tu almacenamiento actual. Asegúrate de que la flecha que aparece junto a "Almacenamiento utilizado" esté apuntando hacia abajo en la pantalla siguiente y, si no lo está, haz clic en ella una vez para cambiar tu dirección. Todos los archivos de la unidad aparecerán en orden de tamaño, comenzando por el más grande y disminuyendo a partir de ahí.


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